Che cosa è la sede legale?

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In questo articolo intendiamo spiegare, nel dettaglio e in maniera più semplice possibile, cos’è la sede legale. Un imprenditore, o un libero professionista, devono necessariamente conoscere le definizioni corrette dei termini tecnici relativi alla loro attività. Questo per svariati motivi. Primo tra tutti poter adempiere correttamente a tutti gli obblighi burocratici e fiscali. Così da non incappare in multe e sanzioni. Deleterie per la credibilità professionale, per lo sviluppo e l’espansione del proprio business e, non da ultimo, per il proprio budget e portafoglio. Vuoi sapere cos’è la sede legale, cosa si intende con questo termine e quali sono tutti gli obblighi ad essa legati? Continua a leggere e lo scoprirai tra poco!

Sede legale: definizione

sede legale

Con il termine “sede legale” si intende il centro amministrativo di una società, un’impresa, un’attività in proprio di qualsiasi genere. Questo significa che, nella sede legale, saranno presenti tutti i documenti relativi al business in oggetto. A partire dalla documentazione di inizio attività fino ai libri contabili. Passando per la compilazione delle fatture, la redazione dei bilanci annuali, i conteggi delle buste paga dei dipendenti. Naturalmente, tutte le comunicazioni ufficiali, da parte di Enti quali, per esempio, Fisco e Camera di Commercio, arriveranno a quell’indirizzo. O alla PEC abbinata. Quindi anche tutti i documenti dei rapporti istituzionali saranno conservati e archiviati all’interno della sede legale.

Facciamo qualche esempio

Per rendere più chiaro il concetto facciamo qualche esempio pratico.

Libero professionista, ditta individuale, libera professione

Il Dottor Freddi, neuropsichiatra, decide di esercitare la libera professione avvalendosi della sua Partita Iva. Riceve i pazienti in un appartamento che funge da studio e ambulatorio. Quell’appartamento è adibito esclusivamente alla sua professione. Non è quindi la casa in cui vive con la sua famiglia. All’interno c’è una grande camera che contiene l’attrezzatura medica per eseguire le visite e le diagnosi, una stanza d’aspetto con una piccola reception per l’accoglienza dei pazienti, un bagno. Il Dottore conserva lì tutti i faldoni che racchiudono le cartelle cliniche dei suoi pazienti, il PC che utilizza per lo svolgimento della sua professione e che contiene i dati sensibili, i ricettari, i timbri. Quella è la sede legale della sua ditta individuale. Sarà quindi quello l’indirizzo che fornirà alle istituzioni. Dal quale partiranno le comunicazioni fiscali, amministrative e burocratiche e al quale arriveranno eventuali comunicazioni ufficiali.

Azienda, SRL

I coniugi Zamponi portano avanti, da anni, un’attività di famiglia. Sono nel campo del commercio, titolari di alcuni negozi di abbigliamento. Hanno tre locali adibiti alla vendita. Uno a Milano, uno a Roma e uno a Palermo. In quello di Milano, però, hanno allestito un ufficio. Dove lavora un impiegato che si occupa di tenere la contabilità di tutti e tre i negozi e di compilare le buste paga dei commessi. In questo caso, nonostante i nostri commercianti abbiano ben tre negozi, l’indirizzo della sede legale dovrà essere quello del negozio milanese, con annesso ufficio.

SPA, grandi aziende, catene

Un’attività importante, come può essere una SPA o una catena di aziende, negozi, ristoranti, bar o qualsiasi altro tipo di business, si comporta esattamente allo stesso modo. Nonostante ci possano essere filiali dislocate per il mondo, il titolare (o i titolari) dovranno scegliere in quale sede istituire il centro operativo. L’indirizzo ufficiale, quindi, diventerà quello per tutte le comunicazioni sia in entrata che in uscita.

L’importanza della sede legale

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Perché è così importante, soprattutto in presenza di più locali adibiti alla stessa attività, sceglierne uno ed eleggerlo come sede legale? Per una serie di motivi.

Eccoli elencati:

  • la legge obbliga a farlo. Ogni attività deve essere registrata con un indirizzo e bisogna dichiarare quello che, appunto, fa capo al luogo in cui è stata eletta la sede legale;
  • è comodo per la gestione burocratica. Qualunque sia l’impresa o la società, singola, individuale o rappresentata da diverse filiali, gestire la burocrazia e l’amministrazione generale in un unico posto risulta più comodo. Si riduce il rischio di perdere importanti documenti e il lavoro amministrativo risulta più lineare, ordinato e organizzato;
  • tutte le comunicazioni relative all’attività arrivano a un unico indirizzo, rendendo così il monitoraggio del proprio business più facile e scorrevole.

Per esempio

Mettiamo il caso che il negozio romano dei Signori Zamponi, che abbiano utilizzato come esempio nel paragrafo precedente, sia soggetto a un controllo fiscale o a una sanzione. Tale documento potrebbe essere consegnato nelle mani di un commesso. Che, non essendo responsabile del discorso amministrativo potrebbe dimenticarsene, perderlo o quant’altro. Ciò provocherebbe un grosso danno all’attività degli Zamponi. E una perdita di credibilità. Nel peggiore dei casi problemi con il Fisco o addirittura con la legge. Fortunatamente, invece, non funziona così. La comunicazione ufficiale relativa al negozio di Roma verrà inviata alla sede legale, a Milano. E finirà, quindi, direttamente nelle mani dei titolari della società o in quella delle persone che si occupano specificamente di questa branca dell’attività. Con tutti i vantaggi e la sicurezza del caso.

E se un professionista svolge il proprio lavoro da casa sua?

Soprattutto in questo periodo moltissimi professionisti lavorano da casa. Qualche esempio? I freelance professionisti, provvisti di regolare Partita Iva. I medici che hanno la fortuna di avere una grande abitazione e, di conseguenza, di poter adibire una stanza al ricevimento dei propri pazienti. I consulenti, che possono accogliere i clienti nel salotto di casa propria. I tecnici informatici, che possono ritirare i dispositivi guasti e ripararli tranquillamente all’interno della loro abitazione. E moltissime altre categorie di professionisti. In questo caso, la sede legale può coincidere, senza nessun problema, con il proprio domicilio. Se la Signora Terzi, sarta, esegue piccole modifiche o realizzazione di capi su commissione in una stanza della propria casa, adibita a laboratorio, potrà indicare come indirizzo legale della sua società quello del suo domicilio. Naturalmente, in questo caso, la documentazione relativa al proprio business dovrà essere presente in casa. Così, se dovesse avvenire un controllo fiscale, sarà possibile esibirla e dimostrare che è proprio lì che si trova il nucleo amministrativo/burocratico della propria attività professionale.

sede legale

Chi gestisce la sede legale di un’azienda?

Quando ci si lancia nel mondo della libera professione, che si tratti di istituire un’attività individuale, un’azienda o una società, è bene pensare sempre a chi e come gestirà tutto il discorso fiscale, amministrativo e burocratico della stessa. L’argomento è sensibile. In quanto un qualsiasi errore, di incompetenza, ingenuità o inesperienza, potrebbe costare molto caro. Il consiglio, pertanto, è sempre quello di rivolgersi a un Business Center o a professionisti del settore. Questo sia per compilare la documentazione di apertura attività, con tanto di scelta e comunicazione ufficiale della sede legale. Sia per gestire in futuro eventuali cambi di indirizzo. Nota bene: se si sceglie di affidare tutta la propria documentazione amministrativa/burocratica/fiscale e legale a terzi, la sede legale può coincidere con l’indirizzo di questi professionisti.

Esempio

Un’azienda si affida a un Commercialista. Che si occuperà di tutta l’amministrazione dell’attività. In questo caso la sede legale può essere eletta all’indirizzo dello studio di questo Dottore Commercialista. Hai ancora dei dubbi o ti serve qualcuno che ti aiuti a eleggere e gestire la sede legale della tua attività? Contattaci. Siamo a tua disposizione per fornirti qualsiasi informazione.

Maria MonacoChe cosa è la sede legale?

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